OBOWIĄZEK INFORMACYJNY 
O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. 
w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE przekazujemy Państwu ogólne informacje dotyczące procesów przetwarzania danych osobowych w Przedszkolu Miejskim Nr 1 w Chojnowie (zwanym dalej „placówką”).

Kto jest administratorem danych osobowych i jakie dane osobowe są przez nas przetwarzane?

Administratorem danych osobowych:

uczniów oraz ich rodziców lub opiekunów prawnych;

nauczycieli i innych pracowników placówki;

przedsiębiorców współpracujących z placówką na podstawie umów cywilnoprawnych;

wnioskodawców o dostęp do informacji publicznej;

odbiorców i adresatów korespondencji jest Przedszkole Miejskiej Nr 1 w Chojnowie z siedzibą przy ul. Wojska Polskiego 18, 59-225 Chojnów. Kontakt z administratorem jest możliwy pod numerem telefonu (76) 818 80 56 lub za pomocą poczty elektronicznej pm1-dyrektor@wp.pl 

Czy w placówce wyznaczono Inspektora Ochrony Danych?

Tak. Zadania Inspektora Ochrony Danych w placówce realizuje Pan Robert Stańczyk, z którym można się skontaktować za pomocą poczty elektronicznej: kontakt@odoonline.pl 

Na jakich podstawach prawnych przetwarzamy dane osobowe uczniów oraz ich rodziców 
i opiekunów prawnych?

W ramach wykonywania ustawowych obowiązków nasza placówka przetwarza dane osobowe uczniów oraz ich rodziców lub opiekunów prawnych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) i e) RODO oraz w przypadku danych szczególnej kategorii art. 9 ust. 2 lit. g) RODO w ściśle określonych celach oraz zakresie, na podstawie konkretnych przepisów prawa. Przepisy te znajdują się przede wszystkim w ustawie z dnia 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe, ustawie z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej. Ponadto w niektórych przypadkach podstawą przetwarzania danych osobowych małoletnich, ich rodziców lub opiekunów prawnych jest zgoda, tj. art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. Zgoda taka może dotyczyć np. przetwarzania danych osobowych w zakresie wizerunku, w tym jego publikacji w oparciu o przepisy ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawach autorskich i prawie pokrewnym. 

Na jakich podstawach prawnych przetwarzamy dane nauczycieli oraz innych pracowników placówki?

W ramach wykonywania ustawowych obowiązków nasza placówka przetwarza dane osobowe nauczycieli oraz innych pracowników na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) i c) RODO oraz w przypadku danych szczególnej kategorii art. 9 ust. 2 lit. b) RODO. Przetwarzanie wiąże się zatem z nawiązaniem i wykonywaniem umowy o pracę, na podstawie przepisów szczególnych, regulujących zakres danych jakie w ramach stosunku pracy placówka – jako pracodawca – musi przetwarzać w celu wypełnienia obowiązków prawnych. Przepisy te znajdują się przede wszystkim w przepisach ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych. 

Na jakich podstawach prawnych przetwarzamy dane kontrahentów?

Placówka przetwarza dane osobowe kontrahentów bądź ich reprezentantów, którzy współpracują 
z placówką na podstawie najróżniejszych umów cywilnych. Podstawą pozyskania i przetwarzania przez placówkę danych osobowych kontrahentów – osób fizycznych jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, w przypadku osób prawnych reprezentowanych przez pełnomocników i reprezentantów podstawą przetwarzania danych reprezentantów będzie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO. Dane te są przetwarzane przez placówkę na potrzebę realizacji umowy, ale również po zakończeniu okresu współpracy, ponieważ szereg przepisów szczególnych takich jak ustawa 
o rachunkowości i ustawy podatkowe zobowiązują placówkę do przetwarzania tych danych również po wygaśnięciu stosunku prawnego wynikającego z umowy. 

Przetwarzanie danych osobowych w ramach utrzymania korespondencji (komunikacji elektronicznej)

Dane osobowe przekazane Administratorowi w ramach utrzymania korespondencji (komunikacji elektronicznej) przetwarzane mogą być na podstawie dobrowolnie wyrażonej zgody osoby, której dane dotyczą zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO; zapisów umownych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) RODO; spełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze w myśl art. 6 ust. 1 lit. c) RODO lub na podstawie interesu publicznego np. w ramach egzekucji roszczeń w myśl art. 6 ust. 1 lit. e) RODO. 

Przetwarzanie danych osobowych w ramach dostępu do informacji publicznej

Placówka przetwarza dane osób (np. imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej, adres tradycyjny do korespondencji) wnioskujących o dostęp do informacji publicznej w ramach obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, w zakresie niezbędnym do udzielenia odpowiedzi na wniosek lub wydania decyzji o odmowie udzielenia odpowiedzi na wniosek w trybie administracyjnym. 

W jakim celu placówka przetwarza dane osobowe?

Celem przetwarzania przez placówkę jest wypełnianie obowiązków nałożonych na nią przepisami prawa. 
W przypadku danych osobowych uczniów jest to przede wszystkim realizacja zadań oświatowych, dydaktycznych 
i wychowawczych, zagwarantowanie dziecku bezpieczeństwa oraz wypełnianie obowiązku dotyczącego uzupełnienia i prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania, a także promowanie działań w mediach internetowych. Celem przetwarzania przez placówkę danych osobowych pracowników jest prawidłowa realizacja umów o pracę. W przypadku danych osobowych kontrahentów placówka przetwarza je dla prawidłowej realizacji i rozliczenia umowy. 

Kiedy istnieje obowiązek podania danych?

W przypadku wyrażenia zgody, podanie danych osobowych nie jest obowiązkowe. Należy zaznaczyć, że wycofanie zgody nie wpływa na prawo przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. W przypadku umów, podanie danych może okazać się konieczne dla zawarcia umowy. Jeśli jednak podanie danych wynika z przepisów prawa, to jest ono obligatoryjne, a niepodanie danych może wiązać się 
z konsekwencjami takimi jak np. brak możliwości świadczenia usług dydaktycznych.

Komu będziemy udostępniać przedmiotowe dane?

Placówka udostępni dane osobowe, jeśli będzie się to wiązało z realizacją uprawnienia bądź obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Należy podkreślić, że placówka może też powierzać przetwarzanie danych osobowych określonej grupie podwykonawców, świadczących usługi wspomagające w zakresie infrastruktury technicznej (systemy informatyczne lokalne i w chmurze obliczeniowej), usług pocztowych (kanał tradycyjny - papierowy i hosting poczty elektronicznej), bankowości elektronicznej i in. Placówka nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich i organizacji międzynarodowych, chyba że pozyska na to odpowiednią zgodę. Dane osobowe nie będą podlegać profilowaniu ani zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.

Jak długo placówka przetwarza dane osobowe?

W zależności od podstawy prawnej przetwarzania, dane osobowe mogą być przetwarzane do czasu wycofania zgody na przetwarzanie danych lub do czasu, aż ustanie okres zobowiązujący placówkę do przechowywania danych w związku z odpowiednim przepisem prawa.

Jakie prawa przysługują osobom, których dane osobowe są przetwarzane?

Każdemu przysługuje prawo  dostępu do swoich danych osobowych i otrzymania kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu; sprostowania nieprawidłowych danych; żądania usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) w przypadku wystąpienia okoliczności przewidzianych w art. 17 RODO; żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach wskazanych w art. 18 RODO; wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych  w przypadkach wskazanych w art. 21 RODO; przenoszenia dostarczonych danych, przetwarzanych 
w sposób zautomatyzowany na zasadach przewidzianych w art. 20 RODO. Aby skorzystać z przysługujących praw należy skontaktować się z Administratorem lub Inspektorem Ochrony Danych. Ponadto każdemu, kto uważa, że jego dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (PUODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).